Chi è il Responsabile della conservazione
Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia; è responsabile giuridicamente dei processi di conservazione digitale e deve garantire la validità legale, la conformità normativa e la reperibilità dei documenti conservati; ha, tra i suoi compiti, anche quello di redigere e manutenere nel tempo il Manuale della Conservazione.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del Responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all'organizzazione in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore, al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
- Definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato.
- Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente.
- Genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione.
- Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione.
- Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione.
- Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi.
- Al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati.
- Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione.
- Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par.4.11.
- Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite.
- Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza.
- Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art.41, comma1, del Codice dei beni culturali.
- Predispone il Manuale di conservazione di cui al par.4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Quali sono le aziende e gli enti interessati
Pubbliche amministrazioni, enti gestori di pubblici servizi, società a controllo pubblico, privati (per le parti di competenza) e soggetti privati che erogano servizi alla PA (in ottemperanza a quanto previsto nell’art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell'Amministrazione Digitale).
OPPORTUNITÀ PER I TITOLARI
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della predisposizione del Manuale di conservazione, potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sui servizi affidati in outsourcing dalle PA.
CHIEDICI DI PIÙ
COSA PUÒ FARE OMNIBUS CONSULTING PER I TITOLARI
Può assumere il ruolo e quindi i compiti del Responsabile della conservazione e sollevare così i Titolari dagli obblighi che non possono essere trasferiti al Conservatore, che rimane il responsabile del processo. |
Definirà con il Titolare dei dati (il cliente) portati in conservazione, la ripartizione delle responsabilità per la figura del Responsabile della Conservazione, in capo al Titolare stesso, in base a quanto prescritto all’articolo 4.5 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e conseguentemente provvederà all’aggiornamento delle specifiche di contratto o della convenzione di servizio tra Titolare e Conservatore. |
Redigerà, insieme al Titolare dei dati (il cliente) portati in conservazione, un nuovo Manuale della conservazione che, in linea con le determinazioni del punto precedente, riporti quanto previsto dall’articolo 4.6 delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. |
Definirà e attuerà un piano delle attività di verifica e del controllo sull’operato del Conservatore, come previsto dall’articolo 4.6 (penultimo capoverso) delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. |